Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V.

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*Ergebnisse der VGSD Experten-Telko „Wie man mit dem optimalen Ablagesystem viel Zeit spart“

victor-lourencoExperte: Victor Lourenco
Moderator: Stephan Keßler
Co-Moderator: Sven Weisenhaus

 

 

 

Zunächst erklärte Victor, dass man die Kontoauszüge chronologisch abheftet und dahinter die zugehörigen Belege. Das wusstest Du wahrscheinlich schon. Aber wie gehst Du mit Daueraufträgen um, zu denen es keinen (regelmäßigen) Belege gibt? Wie mit Barzahlungen? Und wusstest Du, dass das Ausdrucken von Online-Kontoauszügen nicht ausreicht und Du diese auch in PDF-Form zehn Jahre aufbewahren musst?

Sonnenlicht bleicht vor allem Thermobelege aus und sie verblassen mit der Zeit bis zur Unkenntlichkeit. Was Du tun kannst, damit Du diese Belege gut leserlich einem Steuerprüfer präsentieren kannst, verrät Victor in der Telko – zusammen mit vielen weiteren Tipps…

 

In der Experten-Telko vom 05.10.2016 gab Victor unter anderem zu diesen Fragen Auskunft:

  • Wie legt man Kontoauszüge, Eingangs- und Ausgangsrechnungen am besten ab?
  • Kann man auch nach Rechnungssteller alphabetisch ablegen?
  • Muss man von bestimmten Belegen wirklich extra Kopien anfertigen?
  • Wie häufig sollte man die Unterlagen ablegen? Reicht es am Monats- oder Jahresende?
  • Was macht man mit Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen etc.? Wie legt man Kunden- und Lieferantenunterlagen ab?
  • Wie verfährt man mit E-Mails?
  • Kann man die Unterlagen auch scannen und digital ablegen?

Hier die Aufzeichnung der Telko:

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