Lesetipp Teil drei der Reihe "Schütze deine Selbstständigkeit" Alles richtig machen beim Kundeneinsatz

Mittagessen, Sommerfest oder Teammeeting: Freelancer müssen zu vielem "Nein" sagen, wenn sie nicht als scheinselbstständig gelten wollen. Worauf du beim Kundeneinsatz achten musst, erklärt Teil 3 unserer Reihe.

BMW tut es, Allianz tut es auch: Kaum ein Großkunde arbeitet mit Freelancern, ohne strenge Regeln für ihren Einsatz aufzustellen. Ob Compliance-Handbuch oder ausführliche Checkliste: Externe müssen sich an viele Beschränkungen halten, wenn sie ihren Kunden nicht verlieren wollen. Derselbe Staat, der vorgibt, Arbeitsbedingungen für Selbstständige verbessern zu wollen, zwingt Auftraggeber paradoxerweise an vielen Stellen dazu, Selbstständige deutlich schlechter zu behandeln als Angestellte.

Erhebt der Betriebsprüfer nämlich bei einer routinemäßigen Prüfung den Verdacht der Scheinselbstständigkeit, kommt der Auftraggeber in Erklärungsnot, wenn die "Eingliederung" zu eng war.

In unserer vierteiligen Reihe "Schütze deine Selbstständigkeit" geben dir unsere Experten im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht weitere direkt umsetzbare Tipps, wie du dich selbst und deine Auftraggeber vor falschen Verdächtigungen schützen kannst. Dabei ging es bisher um den richtigen Auftritt (Teil 1), aber auch um sichere Vertragsgestaltung (Teil 2).

„Besonders wichtig ist: Was wurde vereinbart und wie wurde es umgesetzt?“, erklärt Dr. Benno Grunewald, Rechtsanwalt in Bremen. In Folgenden erfährst du, wie du dich durch einfache Verhaltensregeln erst gar nicht dem Verdacht der Scheinselbstständigkeit aussetzt.

Und dabei musst du in verschiedene Richtungen denken, vor allem, wenn du über einen Vermittler an Aufträge gelangst. Die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) kann mittlerweile nicht nur das Verhältnis zwischen dir und deinem Provider (als Auftraggeber und Auftragnehmer), sondern auch das Verhältnis zwischen dir und deinem Endkunden prüfen.

Und damit bekommt all das, was den Einsatz beim Kunden nach zwei Jahren Kommunikation via Videocall für viele Solounternehmer/innen reizvoll macht, besondere Bedeutung: Businesslunch, Team-Meeting oder das klassische Betriebsfest. Wer zu viel Nähe zum Kunden zeigt, kann dadurch Indizien für Scheinselbstständigkeit liefern.

Vergleiche daher, was interne und externe Mitarbeiter tun (dürfen). Frage dich, was deine Selbstständigkeit von deren Anstellung unterscheidet.

Mit Reflexion, Selbstdisziplin und Wissen klappt es, deine Selbstständigkeit zu schützen.

Dazu gilt es, zuerst zu wissen, woran Scheinselbstständigkeit derzeit festgemacht wird:

• Wie sehr bist du im Betrieb des Auftraggebers oder Endkunden eingegliedert?
• Wie sehr bist du von den Weisungen des Auftragsgebers/Endkunden abhängig?
• Wie hoch ist dein unternehmerisches Risiko?

Je mehr Punkte für deine Selbstständigkeit sprechen, desto leichter lässt sich der Vorwurf entkräften, kein echter Unternehmer zu sein. Wir haben die besten Tipps für dich zusammengestellt:

1. Du hast keine festen Leistungszeiten

Grundregel: Wann du den Auftrag erledigst, entscheidest du. Das ist Ausdruck deiner unternehmerischen Freiheit. Du hast daher keine "Arbeitszeiten" wie Angestellte. Sei daher so unverbindlich wie möglich mit Zusagen deiner Anwesenheit, wie es eben dein Business ermöglicht. Wenn du aber im Urlaubskalender aller Mitarbeitenden mit "Urlaub" drinstehst und kaum Unterschiede zwischen deinem und dem Job deine/r Kolleg/innen bestehen, kann dein Auftraggeber in Erklärungsnot geraten.

Entscheidend ist, dass auch dein Aufgabenbereich nicht zu eng abgesteckt ist. Merke: Je enger dein Aufgabebereich, desto mehr unternehmerische Freiheit brauchst du in der Zeit und Art der Ausführung.

2. Du entscheidest, wo du arbeitest

Solos arbeiten grundsätzlich, wo und wann sie wollen. Findet der Einsatz in den Räumen des Kunden statt, muss das gut aus dem Erfordernis des Projekts erklärbar sein. „Es sollte klar sein, dass darüber der Solo entscheidet und nicht der Auftraggeber oder der Endkunde“, erklärt Rechtsanwalt Michael Felser.

3. Du hast freie Wahl beim Einsatz von eigenen Arbeitsmitteln

Auch hier bist du, wie schon oben, frei. Das gilt auch für Transport- oder Produktionsmittel. Aber…

4. Du nutzt das Kunden-IT-System nur punktuell

Dieses Kriterium ist noch recht neu und erst durch einen Passus im Rundschreiben der DRV vom April 2022 aufgenommen worden.

In der Praxis wird die Abgrenzung schwierig sein, da die Einbindung in die IT von Externen gerade in diesem Bereich schon aus Sicherheitsgründen oft zwingend notwendig sein wird. Auch hier kommt es darauf an, ob du über die Nutzung entscheidest (als Recht) oder ob Auftraggeber/Endkunde darüber entscheiden (als Nutzungspflicht).

5. Die Festangestellten machen etwas anderes als du

Entscheidend ist für die DRV, dass sich dein Auftrag vom Job festangestellter Mitarbeiter/innen unterscheidet. Sammle alle Fakten, die auf andere Umstände hinweisen, gerade wenn sich etwa die Jobs ähneln. Beispiel: Du führst Trainings durch, während Angestellte auch die Teilnehmerverwaltung oder andere organisatorische Aufgaben erledigen.

6. Dich überwacht niemand

Arbeitgeber kontrollieren, Auftraggeber nehmen ab. Dieser kleine, aber feine Unterschied ist ein wichtiges Indiz für deine Selbstständigkeit. Lass dich nicht auf Überwachungssysteme beim Kunden ein, sei es durch seine Mitarbeiter oder aber digital via App, Funksystem, Zeiterfassung oder auch KI-basierte Modelle. Verfasse keine regelmäßigen detaillierte Berichte.
Fragen werfen ganz besonders Stundenzettel von Freelancern auf, wie sie gerade bei staatlichen Auftraggebern der Regelfall sind. Damit der Bundesrechnungshof Rechnungen nachvollziehen kann, braucht es mehr Details zu Umfang und Ausführung. Bei Unternehmen der Privatwirtschaft wird das Anfertigen solcher Nachweise jedoch als Indiz für eine Beschäftigung gewertet – hier wird von der DRV offenbar mit zweierlei Maß gemessen.

7. Du musst nicht zu Teambesprechungen

Freelancer haben keine Pflicht, regelmäßig an Teambesprechungen, Meetings oder Briefings beim Kunden teilzunehmen, so schreibt es die DRV sehr einfach in ihr Rundschreiben. Tun sie es doch, kann es als Indiz gegen Selbstständigkeit angesehen werden.

Für moderne Arbeitsformen wie agiles Arbeiten sind bestimmte Meetingformen erfolgsentscheidend. Interne und externe Profis suchen gemeinsam Lösungen, die der Kunde intern nicht finden kann. Stelle daher in deiner Vertragsgestaltung klar, dass das Projekt gerade deine Einbindung als Solos in Besprechungen beinhaltet (Wissenstransfer, Ideenentwicklung), aber du stets eigenständig über Erfolg, Leistungsweise und -zeit entscheidest.

Denke stets vom Ziel her und formuliere in deinen Projektplan Milestones, die es zu erreichen gilt, und rechne diese ab. Plane die Zeit für Meetings im Rahmen deiner Pauschale für dieses Projekt ein.
"Auf der Rechnung sollten aber keine Leistungen wie 'Teambesprechung', 'Abstimmung', 'Meeting', 'Jour fixe' etc. aufgeführt werden, daraus schließen Betriebsprüfer sowie die Clearingstelle auf eine Eingliederung ins Team", warnt Rechtsanwalt Michael Felser.

8. Du hast deine eigene Betriebsstätte

Dein Business, dein Büro. So altmodisch das auch anmutet, für viele Prüfer ist das wichtig. Achte daher darauf, so wenig wie nötig im Betrieb des Kunden oder Auftraggebers zu sein. Arbeite im eigenen Büro statt beim Kunden, wenn du deine Präsenz vor Ort nicht projektbezogen begründen kannst.

9. Du hast keine Kunden-E-Mail-Adresse

So praktisch es auch sein mag, bleib bei deiner E-Mail oder achte wenigstens auf den Hinweis "extern" in der Mailadresse.

10. Du hältst dich bei Lunch und Firmenfeiern zurück

Gerade große Kunden haben vielfache Verhaltensregeln für ihre Mitarbeiter/innen und externe Kräfte aufgesetzt. Danach sind vielfach Mittagessen schon im Grenzbereich. Wenn du gerne lunchen gehst, dann lade du ein!

Vorsicht ist auch bei Firmenfesten angesagt, die sich an die Mitarbeiter wenden. Wer mit der gesamten Belegschaft einfach nur den Sommer feiert, muss sich unter Umständen nach dem Zweck der Feier fragen lassen – anders beim Projektabschluss, wenn der Kunde das Projekt abgenommen hat und der Projektplan erfüllt ist.

Mit den obigen Tipps zeigst du, dass du nicht in den Geschäftsbetrieb des Auftraggebers oder Kunden eingebunden bist. Als nächstes gilt es zu zeigen, dass du auch nicht weisungsgebunden bist.

11. Eigenständige Entscheidungen

Selbstständige sind weisungsfrei. Achte auf klare und präzise Projektbeschreibungen. Der Auftraggeber darf dir vor Ort so wenig wie möglich vorgeben müssen, damit du loslegen kannst. Andernfalls kann es als Weisungsabhängigkeit ausgelegt werden. Achte darauf, dass du keine Vorgaben zum Wie und Wo (bei dir oder beim ihm) des Auftrags bekommst. Darin bist du frei.

12. Freie Wahl der Arbeitspakete

Bestimme, welche "Arbeitspakete" du übernimmst und priorisiere sie selbstständig. Jeder Anschein einer Fremdbestimmtheit deiner Leistung kann als Indiz gegen Selbstständigkeit gewertet werden. Das gilt durch das neue Rundschreiben auch bei hohem Spezialisierungsgrad wie etwa bei Ärzten oder auch in der IT.

13. No Reporting

Einfache Regel: Abnahme und Projektstandsberichte ja, Tätigkeitsübersichten und Stundenzettel nein. Bestimme in deinem Rahmenvertrag oder deinen AGBs, dass du keine Berichte verfasst (vgl. Teil 2)

Mangels klarer gesetzlicher Regelungen bestimmt nach wie vor die Rechtsprechung in jedem Einzelfall das Wesen der Selbstständigkeit neu. "Es gilt so viel Indizien wie möglich zu sammeln, um den Status als echte Selbstständige zu verteidigen", erklärt Rechtsanwalt Benno Grunewald. Dazu zählt auch das unternehmerische Risiko, das Solo-Unternehmer/innen tragen.

14. Sei Unternehmer/in!

Als Selbstständiger weißt du: Kein Netz fängt dich auf, außer du baust es dir! Du trägst Verantwortung für deinen unternehmerischen Erfolg als auch deinen Verlust. Diese Verantwortung muss sichtbar sein.

Die DRV beschreibt es in seinem Rundschreiben vom 1. April auf Seite 15 so:

Eine selbständige Tätigkeit wird insbesondere durch das Vorliegen eines Unternehmerrisikos geprägt. Ein Unternehmerrisiko trägt, wer eigenes Kapital mit der Gefahr des Verlusts oder die eigene Arbeitskraft mit der Gefahr der Arbeitsleistung ohne Vergütung einsetzt. Maßgeblich ist demnach, ob der Erfolg des Einsatzes der sächlichen oder persönlichen Mittel also ungewiss ist (u. a. BSG-Urteil vom 24.09.1981 – 12 RK 43/79 –, USK 81234) (...)

Für Freelancer in einer Wissensgesellschaft heißt das, dass sie wohl nicht mehr "Kapital und Maschinen" nachweisen müssen, sondern auch ohne größere Investitionen als Unternehmer angesehen werden könnten:

Bei reinen Dienstleistungen, die im Wesentlichen nur Know-how sowie Arbeitszeit- und Arbeitsaufwand voraussetzen, ist unternehmerisches Tätigwerden nicht mit größeren Investitionen in Werkzeuge, Arbeitsgeräte oder Arbeitsmaterialien verbunden. Das Fehlen solcher Investitionen ist damit bei reinen Dienstleistungen kein ins Gewicht fallendes Indiz für eine abhängige Beschäftigung und gegen unternehmerisches Tätigwerden (u. a. BSG-Urteile vom 31.03.2017 – B 12 R 7/15 R –, USK 2017-12; vom 14.03.2018 – B 12 KR 3/17 R –, USK 2018-12).

Willst du dein Business als echte Unternehmer/in verteidigen, musst du wachsam sein. Rechtsexperten hoffen, dass sich diese neue Sichtweise auch in positiven Entscheidungen auswirkt. So oder so: Lass dich nicht auf Anweisungen ein, die dich in die Nähe eines Arbeitnehmers rücken. Sei Unternehmer/in!

Ob das leichter geht, wenn du eine GmbH gründest, verrät dir Teil 4 unserer Reihe.

Alle Teile der Serie im Überblick

• Einführung zur neuen Reihe "Schütze deine Selbstständigkeit"
• Teil 1: Der richtige Auftritt
• Teil 2: Die richtige Beauftragung und Vertragsgestaltung
• Teil 3: Die besten Tipps für den Einsatz beim Kunden (siehe oben)
• Teil 4: Wann es die GmbH und UG wirklich braucht